Simples, Presumido ou Real: como escolher o regime tributário ideal para sua empresa

Existe uma pergunta que o escritório ouve em Olímpia, Rio Preto, Catanduva, Barretos e Bebedouro toda semana, e que quase sempre vem com uma resposta pronta e errada: "o Simples é o mais barato, não é?". Às vezes. Para uma empresa de serviço com pouca folha, o Presumido pode pagar menos. Para um comércio com margem apertada, o Real pode pagar menos ainda.

Este artigo explica o que cada regime tributa, quem pode escolher cada um, quando a escolha é feita e como o escritório compara os três antes de marcar a opção. Cada número tem o artigo de lei de onde saiu.

O que "regime tributário" decide

O regime define a base sobre a qual a empresa paga IRPJ, CSLL, PIS e Cofins, e, no Simples, também ICMS, ISS e a contribuição patronal, numa guia só. A base é o que muda: no Simples e no Presumido, o tributo incide sobre a receita (direta ou presumidamente); no Real, sobre o lucro apurado pela contabilidade.

Por isso a mesma receita gera contas diferentes. Uma clínica em Rio Preto e um comércio em Bebedouro com R$ 1 milhão de faturamento por ano podem pagar valores muito diferentes no mesmo regime, e cada um deles pode ter um regime ideal diferente.

Simples Nacional: receita, faixa e anexo

O Simples é para microempresa (receita bruta anual até R$ 360.000,00) e empresa de pequeno porte (até R$ 4.800.000,00), pela LC 123/2006, art. 3º. A alíquota não é fixa: a LC 123, art. 18, §1º-A, define a alíquota efetiva pela fórmula RBT12 x Aliq menos PD, dividido pela RBT12, em que RBT12 é a receita bruta dos doze meses anteriores, Aliq é a alíquota nominal do anexo e PD a parcela a deduzir. Na prática: quanto mais a empresa faturou nos últimos doze meses, maior a fatia de cada venda.

O anexo depende da atividade, e para uma parte dos serviços depende do fator R: quando a folha de salários dos doze meses anteriores é igual ou superior a 28% da receita bruta do mesmo período, a atividade é tributada pelo Anexo III; abaixo disso, pelo Anexo V (art. 18, §§5º-J, 5º-K e 5º-M). É o mecanismo que faz uma empresa de serviço com equipe pagar menos do que uma sem equipe, e tem artigo próprio nesta série.

Nem toda empresa pode optar: o art. 17 lista as vedações, como produção ou venda no atacado de cigarros, armas e certas bebidas. E a opção é feita em janeiro, até o último dia útil, valendo o ano inteiro; na abertura, produz efeitos desde o início da atividade quando feita no prazo do Comitê Gestor (art. 16, §§2º e 3º).

Lucro Presumido: a lei presume o lucro

No Presumido, a empresa não apura o lucro: a lei presume um percentual da receita como lucro e tributa esse percentual. A Lei 9.249/1995, art. 15, fixa 8% da receita bruta como base do IRPJ na regra geral, 32% para prestação de serviços em geral, 16% para transporte (exceto carga) e 1,6% para revenda de combustível. Para a CSLL, o art. 20 fixa 32% para os serviços e 12% para as demais receitas.

Pode optar pelo Presumido a empresa com receita bruta total de até R$ 78 milhões no ano anterior, e a opção é definitiva para todo o ano-calendário (Lei 9.718/1998, art. 13). A apuração é trimestral (Lei 9.430/1996, art. 1º).

O Presumido costuma ganhar quando a margem real da empresa é maior do que a presunção. Um serviço com margem de 50% e presunção de 32% paga imposto sobre 32%. Um comércio com margem de 5% e presunção de 8% paga sobre 8%, ou seja, sobre um lucro que não teve. É aí que o Real entra na comparação.

Lucro Real: o lucro que a contabilidade apura

No Real, IRPJ e CSLL incidem sobre o lucro líquido do período ajustado pelas adições e exclusões que a lei manda, apurado por trimestre ou por estimativa mensal com ajuste anual (Lei 9.430/1996, arts. 1º e 2º). Exige escrituração completa e é o regime em que prejuízo reduz imposto e lucro alto paga mais.

Algumas empresas são obrigadas a ele pela Lei 9.718/1998, art. 14: receita total acima de R$ 78 milhões no ano anterior, bancos e instituições financeiras, quem tem lucros ou ganhos do exterior, quem usufrui de isenção ou redução do imposto, quem paga por estimativa mensal, entre outras. Para as demais, é opção.

O Real ganha quando a margem é baixa, quando há prejuízo a compensar ou quando os créditos de PIS e Cofins não cumulativos pesam, como em indústria e comércio com muita compra de insumo. Exige contabilidade em dia todo mês, e isso é custo e disciplina, não detalhe.

A comparação, lado a lado

Como o escritório decide: o cálculo, não a tabela

A comparação é feita com os números da empresa, projetados para doze meses, e refeita todo mês de dezembro. O que entra:

• ✓Receita bruta prevista para os doze meses, por atividade, porque atividades diferentes caem em anexos e presunções diferentes.
• ✓Margem real: custo do que é vendido, despesas e o lucro que sobra de verdade, não o presumido.
• ✓Folha de salários, inclusive pró-labore, para o fator R e para a contribuição patronal fora do Simples.
• ✓Quem é o cliente: pessoa física, empresa do Simples ou empresa do regime regular, que aproveita crédito.
• ✓Compras de insumo e mercadoria, para medir o crédito de PIS e Cofins no Real.
• ✓ISS e ICMS do município e do estado, que no Simples entram na guia e fora dele são apurados à parte.

Um exemplo do que muda com a folha, sem número inventado: duas prestadoras de serviço em Catanduva com a mesma receita, uma com equipe registrada e outra só com o sócio. A primeira pode ficar no Anexo III pelo fator R; a segunda cai no Anexo V, e para ela o Presumido pode ser o regime mais barato. A receita é igual; o regime ideal, não.

Quando trocar de regime

A troca acontece na virada do ano: o Simples é escolhido em janeiro (LC 123/2006, art. 16, §2º), e a opção pelo Presumido é definitiva para o ano (Lei 9.718/1998, art. 13, §1º). Por isso o cálculo tem data: dezembro, com o ano fechado e o próximo projetado. Sair no meio do ano só acontece por exclusão, e sai caro.

Os sinais de que vale recalcular: a empresa cresceu de faixa no Simples, a folha caiu abaixo de 28% da receita, a margem mudou, ou o cliente principal passou a ser empresa do regime regular. Qualquer um deles é motivo para o planejamento tributário refazer a conta antes de janeiro, e é isso que o escritório faz com cada empresa da carteira no fim do ano.

Quem está abrindo a empresa decide o regime junto com o formato: MEI, ME ou LTDA é a etapa anterior a esta, e o passo a passo de abertura mostra onde a opção entra.

O que muda com a reforma tributária

A reforma não escolhe o regime por você, mas muda os pesos da comparação. A EC 132/2023 criou o IBS e a CBS: em 2026 eles são cobrados a 0,1% e 0,9%, compensados com PIS e Cofins (ADCT, art. 125), com dispensa de recolhimento para quem cumprir as obrigações acessórias (LC 214/2025, art. 348); em 2027 a CBS substitui PIS e Cofins (art. 126); de 2029 a 2032 ICMS e ISS caem gradualmente (art. 128) e são extintos em 2033 (art. 129).

Para quem está no Simples, a LC 214/2025, art. 41, cria a escolha entre o Simples "puro" (IBS e CBS dentro da guia única) e o "híbrido" (IBS e CBS apurados pelo regime regular), decidida para 2027 na janela de 1º a 30 de setembro de 2026. O que pesa: sem a opção, o comprador do regime regular só aproveita crédito no montante devido dentro do Simples (art. 47, §9º). Ou seja, quem vende para empresa grande pode perder cliente por preço, não por imposto. A partir de 2027, a comparação entre Simples, Presumido e Real tem uma quarta coluna, o híbrido, e ela é feita cliente por cliente.

Conteúdo informativo, produzido pela Equipe Editorial MP Assessoria Contábil sob responsabilidade técnica de Marlon Paulo (CRC-SP 1SP358890/O-8). Não substitui a análise do caso concreto pelo contador responsável. As normas citadas foram conferidas na fonte oficial na data da revisão.

Perguntas frequentes

Simples Nacional ou Lucro Presumido: qual compensa mais?

Depende da margem, da folha e do cliente. Serviço com folha acima de 28% da receita tende a ficar bem no Simples pelo fator R; serviço com pouca folha e margem alta pode pagar menos no Presumido, que tributa 32% da receita como lucro. Só o cálculo com os números da empresa responde.

Quando o Lucro Presumido compensa mais que o Simples?

Quando a margem real da empresa é maior do que a presunção da lei e a alíquota efetiva do Simples subiu com o faturamento. É comum em serviços profissionais com equipe pequena. A opção pelo Presumido é definitiva no ano (Lei 9.718/1998, art. 13), então a conta é feita em dezembro.

Quando vale a pena trocar de regime tributário?

Quando a empresa mudou de faixa no Simples, a folha caiu abaixo de 28% da receita, a margem mudou ou o cliente principal passou a ser empresa do regime regular. A troca só entra em vigor na virada do ano (LC 123/2006, art. 16), e por isso o recálculo é anual.

Qual o limite de faturamento para permanecer no Simples?

R$ 4.800.000,00 de receita bruta no ano-calendário, o teto da empresa de pequeno porte (LC 123/2006, art. 3º, II). Acima disso a empresa sai do Simples e escolhe entre Presumido e Real. O que acontece ao estourar o limite tem artigo próprio nesta série.

A reforma tributária muda a escolha do regime em 2026?

Muda a comparação. O Simples continua, mas a LC 214/2025, art. 41, permite ao optante apurar IBS e CBS pelo regime regular (o híbrido), com escolha para 2027 entre 1º e 30 de setembro de 2026. Quem vende para empresa do regime regular precisa olhar o híbrido, porque sem ele o comprador só aproveita crédito no montante devido no Simples (art. 47, §9º).

Quais atividades não podem optar pelo Simples Nacional?

As listadas no art. 17 da LC 123/2006, como produção ou venda no atacado de cigarros, armas de fogo e certas bebidas, além de outras vedações por atividade e por estrutura societária. Antes de contar com o Simples, o escritório confere o CNAE contra o art. 17 e contra os anexos.