Fator R no Simples Nacional: a economia que o seu negócio de serviços precisa para começar bem

Uma clínica em São José do Rio Preto e uma empresa de engenharia em Barretos podem faturar o mesmo, ter o mesmo CNAE e pagar guias do Simples muito diferentes. A diferença tem nome, mora no art. 18 da LC 123/2006 e é o que este artigo explica: o fator R.

Ele importa mais para quem está começando do que para quem já está no meio do caminho, porque a decisão de como remunerar as pessoas, inclusive o sócio, é tomada no primeiro mês e define o anexo dos doze seguintes. O pilar sobre Simples, Presumido e Real mostra onde o fator R entra na escolha do regime; aqui a conta é aberta.

O que o fator R decide

No Simples, cada atividade cai num anexo, e o anexo define a alíquota. Para uma parte dos serviços, a LC 123/2006 não fixa o anexo pela atividade: fixa pela proporção entre folha e receita. Quando a folha de salários dos doze meses anteriores é igual ou superior a 28% da receita bruta do mesmo período, a atividade é tributada pelo Anexo III (art. 18, §5º-J). Quando fica abaixo de 28%, vai para o Anexo V (§5º-M).

A diferença entre os dois anexos é grande na primeira faixa, que é onde a empresa nova vive: 6,00% no Anexo III contra 15,50% no Anexo V, para receita de até R$ 180.000,00 em doze meses. É por isso que o fator R é a primeira conta que o escritório faz com quem abre um negócio de serviço em Olímpia e na região.

Quais atividades entram no fator R

Duas listas do art. 18 estão sujeitas ao fator R, em direções opostas:

Um detalhe que costuma passar: a corretagem de seguros está no §5º-B (inciso XVII), mas o §5º-M não a inclui na lista que cai para o Anexo V. Ela fica no Anexo III independentemente da folha. O escritório confere o CNAE da empresa contra os três grupos antes de qualquer projeção, porque o mesmo serviço pode ter mais de um CNAE possível.

Como calcular o fator R na prática

A fórmula é uma divisão: folha de salários dos doze meses anteriores, com encargos, dividida pela receita bruta dos mesmos doze meses. O resultado igual ou maior que 0,28 leva ao Anexo III. O que entra na folha está no art. 18, §24, da LC 123/2006:

• ✓Remunerações pagas a pessoas físicas pelo trabalho: salários dos empregados registrados.
• ✓Retiradas de pró-labore dos sócios.
• ✓Contribuição patronal previdenciária efetivamente recolhida.
• ✓FGTS efetivamente recolhido.
• ✓Só o que foi declarado na forma do art. 32, IV, da Lei 8.212/1991, ou seja, a remuneração declarada oficialmente (§25). Pagamento sem registro não conta.

O que fica de fora, pelo §26: aluguéis e distribuição de lucros. É aqui que a maioria das empresas de serviço perde o Anexo III sem perceber: o sócio se paga por distribuição de lucros, a folha fica perto de zero e o fator R desaba.

Um exemplo com as alíquotas dos anexos, para uma empresa com receita estável de R$ 25.000,00 por mês, ou R$ 300.000,00 em doze meses. Para o fator R chegar a 28%, a folha dos doze meses precisa somar R$ 84.000,00, entre salários, pró-labore, contribuição patronal e FGTS. A alíquota efetiva sai da fórmula do art. 18, §1º-A: receita dos doze meses vezes a alíquota nominal, menos a parcela a deduzir, dividido pela receita dos doze meses.

A diferença, R$ 25.260,00 no ano, é a "economia" do título. Vem de a empresa ter folha registrada em proporção à receita, sem nenhum desconto envolvido. Quem já tem equipe paga isso naturalmente. Quem trabalha sozinho precisa decidir se o pró-labore que leva a folha a 28% custa menos do que a diferença de anexo, e essa conta é líquida, feita com o INSS e o imposto de renda do sócio na mesma planilha.

Fator R para quem está começando

A lei fala em doze meses anteriores, e a empresa nova não tem doze meses. A Resolução CGSN 140/2018, art. 26, resolve isso. No mês de início de atividade, se há folha e ainda não há receita, o fator R é 0,28, ou seja, Anexo III; se há receita e não há folha, o fator R é 0,01, Anexo V; se há os dois, é a divisão da folha pela receita do próprio mês (§6º). Nos meses seguintes, enquanto a empresa não completa treze meses, folha e receita são anualizadas pelo mesmo critério da receita bruta acumulada (§§4º e 7º).

Na prática, três situações que o escritório vê nas cinco cidades:

• Uma clínica de fisioterapia em Olímpia que abre com duas funcionárias registradas e o pró-labore da sócia já no primeiro mês começa no Anexo III, e tende a ficar nele enquanto a receita cresce junto com a equipe.
• Um escritório de engenharia em Barretos que abre com o engenheiro sozinho, sem pró-labore, e fatura no primeiro mês começa no Anexo V. Com receita de R$ 15.000,00 e folha zero, a proporção é zero, e a guia sai a 15,50%.
• Uma casa de software em Catanduva que registra o pró-labore dos dois sócios desde o primeiro mês, antes do primeiro contrato, entra pelo 0,28 e chega ao primeiro faturamento no Anexo III.

Quando o imposto muda de anexo no meio do ano

Como o cálculo é mensal, a empresa muda de anexo sem pedir e sem aviso. Os movimentos mais comuns: a receita de fim de ano sobe, a folha não acompanha e a empresa cai para o Anexo V em janeiro; ou uma contratação em março, somada ao pró-labore, empurra a proporção acima de 28% e a guia de abril já sai pelo Anexo III.

O escritório acompanha essa proporção com os relatórios mensais, projetando os doze meses seguintes a cada fechamento. Quando a empresa está perto do limite, a decisão de contratar, reajustar o pró-labore ou distribuir lucros passa a ter uma coluna a mais: o efeito no anexo. É parte do planejamento tributário que acompanha a carteira, e é o tipo de conta que um contador que só manda a guia não faz.

O que muda com a reforma tributária

O fator R continua existindo e continua decidindo o anexo da empresa no Simples. O que a reforma muda é o entorno. A EC 132/2023 criou o IBS e a CBS: em 2026 eles são cobrados a 0,1% e 0,9%, compensados com PIS e Cofins (ADCT, art. 125), com dispensa de recolhimento para quem cumprir as obrigações acessórias (LC 214/2025, art. 348); em 2027 a CBS substitui PIS e Cofins (art. 126); de 2029 a 2032 ICMS e ISS caem gradualmente (art. 128) e são extintos em 2033 (art. 129).

Para o optante do Simples, a LC 214/2025, art. 41, cria a escolha entre o Simples "puro" e o "híbrido", em que IBS e CBS são apurados pelo regime regular, decidida para 2027 na janela de 1º a 30 de setembro de 2026. Sem o híbrido, o cliente do regime regular só aproveita crédito no montante devido dentro do Simples (art. 47, §9º), o que pesa para quem presta serviço a empresas maiores.

E há uma mudança específica no cálculo do fator R: a Resolução CGSN 190/2026, que adapta a Resolução 140/2018 à reforma, produz efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027 (art. 9º) e passa a medir folha e receita nos doze meses "antecedentes ao mês anterior" ao período de apuração, com um mês de defasagem. Para quem abre empresa, os dois primeiros meses de atividade passam a ter fator R fixo de 0,28, Anexo III (art. 26, §6º, na nova redação). Quem planeja abrir em 2027 começa com essa vantagem, mas precisa da folha registrada a partir do terceiro mês para não cair.

Conteúdo informativo, produzido pela Equipe Editorial MP Assessoria Contábil sob responsabilidade técnica de Marlon Paulo (CRC-SP 1SP358890/O-8). Não substitui a análise do caso concreto pelo contador responsável. As normas citadas foram conferidas na fonte oficial na data da revisão.

Perguntas frequentes

O que é o fator R no Simples Nacional?

É a razão entre a folha de salários, com encargos, e a receita bruta, ambas dos doze meses anteriores ao mês de apuração (LC 123/2006, art. 18, §§5º-J e 5º-K). Para as atividades de serviço listadas na lei, fator R igual ou maior que 28% leva ao Anexo III; abaixo disso, ao Anexo V.

Como calcular o fator R na prática?

Some o que a empresa pagou nos doze meses anteriores em salários, pró-labore, contribuição patronal e FGTS, e divida pela receita bruta dos mesmos doze meses. Se o resultado for 0,28 ou mais, a atividade sujeita ao fator R vai para o Anexo III. Distribuição de lucros e aluguel ficam fora da conta (art. 18, §26).

Quais atividades entram no fator R?

As do §5º-I do art. 18 (engenharia, consultoria, publicidade, representação comercial, perícia, medicina veterinária, entre outras), que saem do Anexo V para o III com folha de 28% ou mais; e as dos incisos XVI e XVIII a XXI do §5º-B e do §5º-D (fisioterapia, arquitetura, medicina, odontologia, psicologia, academias, software, entre outras), que saem do Anexo III para o V com folha abaixo de 28%.

O pró-labore entra no cálculo do fator R?

Entra. O art. 18, §24, da LC 123/2006 inclui as retiradas de pró-labore na folha de salários, junto com a contribuição patronal e o FGTS recolhidos. O que não entra é a distribuição de lucros (§26). Por isso o valor do pró-labore é uma decisão tributária, não só de caixa.

Quando o imposto muda de anexo por causa do fator R?

Todo mês, porque a proporção é recalculada a cada período de apuração com os doze meses anteriores. Se a receita cresce mais do que a folha e a proporção cai abaixo de 28%, a guia daquele mês já sai pelo Anexo V. O caminho inverso também vale: contratação ou pró-labore novo pode levar a empresa de volta ao Anexo III.

Como funciona o fator R para empresa recém-aberta?

Pela Resolução CGSN 140/2018, art. 26, no mês de início a empresa com folha e sem receita usa 0,28 (Anexo III), e a empresa com receita e sem folha usa 0,01 (Anexo V). A partir de 1º de janeiro de 2027, pela Resolução CGSN 190/2026, os dois primeiros meses de atividade passam a ter fator R fixo de 0,28.